Teniendo en cuenta las necesidades de los organizadores, ponentes y asistentes experimentada recientemente en los grandes eventos académicos realizados por nuestra Facultad en los últimos años, la SEVIT propuso a través de la Dirección de Desarrollo Web, a cargo de Alek, la creación de un sitio web específico para facilitar su organización general.

La web permitió agilizar la inscripción antes y durante el congreso, ahorrar recursos humanos en el proceso administrativo y reducir costos de impresión en las certificaciones.

La emisión de certificados digitales por primera vez en la historia de la Facultad disminuyó los costos pero además, creó la base para la emisión digital de todos los congresos de aquí en más y permitió agilizar su distribución, ya que el Centro de Estudiantes asesoró directamente a los alumnos para que puedan imprimir sus certificados.

En este sentido, el sitio Congresos y Encuentros se convirtió en un espacio de comunicación actual y dinámico fundamental para toda la comunidad académica, donde pudieron converger diversos lenguajes y explotarse las posibilidades brindadas por las diversas plataformas virtuales, comunidades y redes sociales.

Desarrollo web y diseño visual

A partir de la propuesta de generar un sitio con estas características y luego de la aceptación de las autoridades de la Facultad, el equipo de Desarrollo Web de la SEVIT -que se completa con el otro programador, Federico- trabajó durante dos meses en el desarrollo de la plataforma, atendiendo además otras tareas habituales. De aquí en más, su tarea en relación al sitio será dar soporte y asesoramiento a los administradores de congresos designados para tal fin.

En relación al diseño visual, a cargo nuestra DCV Ana, se pensó en una plataforma moderna e intuitiva, que contenga una grilla específica pensada los contenidos de una variedad de congresos.Se buscó que el visitante tenga una experiencia favorable en el acceso a la información y participación del congreso, a través de la composición del diseño visual y sus funcionalidades. En relación a la elección de colores, se utilizó la paleta del azul, correspondiente a la FPyCS, con acentos naranjas y valores neutros. La tipografía acorde, simple y clara, acompañó el estilo.

El diseño fue impactante y diferente a los que se estaban utilizando en general en los sitios de la Facultad, lo que, sumado a una buena navegabilidad, permitió facilitar el uso de la plataforma generando sólo en casos aislados dudas acerca cómo utilizarla.

Funcionalidades
El sitio web permite visualizar todos los congresos y encuentros que nuestra Facultad realizará, pero a su vez, posibilita la gestión y administración de cada evento en particular.
En este sentido, la nueva web permite registrar usuarios generales para todo el sitio con la posibilidad de que cada inscripto cree su perfil con sus datos, biografía, foto o imageny además, brinda la posibilidad de colocar un formulario de contacto personal. Por otra parte, los visitantes pueden ver un calendario que muestra el desarrollo de todos los congresos de la Facultad.
Para la experiencia periodística Lado B, donde un grupo de estudiantes coordinados por personal de la SEVIT, realizan una cobertura in situ de los Congresos a través de Facebook y Twitter, se creó una página específica dentro del sitio donde se configuraron los bloques para visualizar los plugins de las redes sociales y se brinda la posibilidad de cargar notas y galerías de imágenes para cada evento académico.
Para cada congreso
En cada uno de los eventos académicos, la web permite crear y administrar un espacio propio con diversa información -de las mesas de trabajo, ponencias, programas, etc.-, inscribir los usuarios registrados en cada congreso, administrar usuarios inscriptos y permitir la selección de los roles Asistente o Ponente.
Por otra parte, el sitio posibilita contactarse mediante formularios con los responsables del congreso, emitir certificados digitales para los inscriptos al congreso dependiendo del rol que el administrador haya elegido para cada participante, ahorrando costos de impresión y agilizando el proceso de certificación y asistencia.
demás, el Administrador de la página, en este caso fue la Natalia, puede filtrar búsquedas de usuarios,subir una galería de imágenes del congreso e incrustar la transmisión en vivo de video de actividades desde ustreamliveo colocar videos grabado desdeustream, youtube, vimeo, etc y por supuesto, adquirir estadísticas específicas que le permitan evaluar el interés de los usuarios.
 

Impacto y estadísticas
En general las devoluciones de los usuarios fueron muy favorables y las estadísticas del sitio así lo reafirman.
Las estadísticas hablan de la respuesta favorable de la comunidad académica: hubo más de 700 inscriptos al COPEM, el sitio tuvo alrededor de 2.200 visitas de Argentina, pero también de Chile, Canadá, Brasil, Gran Bretaña, Uruguay, Francia y Venezuela.